Số định danh hàng hóa là một công cụ quan trọng trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu. Việc sử dụng số định danh hàng hoá mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan và giúp cho quá trình xuất nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và an toàn hơn. Vậy cụ thể số định danh hàng hoá là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này của TFS Express nhé!

Số định danh hàng hóa là gì?

Số định danh hàng hóa (UCR – Unique Consignment Reference) là một mã số duy nhất được sử dụng để xác định một lô hàng trong quá trình xuất nhập khẩu. Số UCR được cấp bởi người giao hàng cho từng lô hàng và được sử dụng trong tất cả các trao đổi thông tin giữa các bên liên quan trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khi hàng hóa được tạo ra cho đến khi đến tay người tiêu dùng.

Số UCR có cấu trúc gồm 14 ký tự, bao gồm:

• 2 ký tự đầu tiên: Mã quốc gia của nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu
• 2 ký tự tiếp theo: Mã loại hình giao dịch (ví dụ: xuất khẩu, nhập khẩu, nội địa)
• 6 ký tự tiếp theo: Mã số định danh của lô hàng
• 4 ký tự cuối cùng: Mã kiểm tra

Xem thêm: Bảng báo giá chi tiết dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế 2024.

Chức năng của số định danh hàng hoá

Số định danh hàng hoá đem đến nhiều lợi ích và thuận tiện trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Cụ thể, số định danh hàng hoá có những chức năng như:

• Xác định duy nhất một lô hàng: Số UCR là một mã số duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ mã số nào khác. Điều này giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng có thể dễ dàng xác định một lô hàng cụ thể.
• Thúc đẩy trao đổi thông tin: Số UCR giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng có thể dễ dàng trao đổi thông tin về một lô hàng, từ đó giúp cho quá trình xuất nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tăng cường an ninh: Số UCR có thể được sử dụng để theo dõi các lô hàng, từ đó giúp các cơ quan chức năng tăng cường kiểm soát an ninh an toàn đối với các loại hàng hóa xuất nhập khẩu.

Những điều cần biết về số định danh hàng hoá

Khi thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, người giao hàng cần cung cấp số UCR cho cơ quan hải quan. Số UCR có thể được tạo ra bởi người giao hàng hoặc bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ logistics.

Số UCR có giá trị trong suốt quá trình vận chuyển và lưu thông của lô hàng. Khi lô hàng đến tay người nhận, người nhận có thể sử dụng số UCR để tra cứu thông tin về lô hàng.

Xem thêm: 3 lý do bạn nên thuê dịch vụ chuyển hàng quốc tế, không nên tự vận chuyển.

Lợi ích của việc sử dụng số định danh hàng hoá

Việc sử dụng số định danh hàng hóa mang lại nhiều lợi ích cho các bên liên quan trong chuỗi cung ứng, bao gồm:

• Tăng cường hiệu quả: Số UCR giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng có thể dễ dàng trao đổi thông tin về một lô hàng, từ đó giúp cho quá trình xuất nhập khẩu được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tăng cường an ninh: Số UCR có thể được sử dụng để theo dõi các lô hàng, từ đó giúp các cơ quan chức năng tăng cường kiểm soát an ninh an toàn đối với các mặt hàng hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Giảm thiểu rủi ro: Số UCR giúp các bên liên quan trong chuỗi cung ứng có thể dễ dàng xác định một lô hàng, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc bị hư hỏng hàng hóa.

Cách lấy số định danh hàng hoá

Tại Việt Nam, số định danh hàng hóa được cấp bởi Tổng cục Hải quan. Để lấy số định danh hàng hóa, các cá nhân, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đăng ký tài khoản trên Hệ thống một cửa quốc gia (VNACCS/VCIS).
• Bước 2: Khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống VNACCS/VCIS.
• Bước 3: Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động cấp số định danh hàng hóa cho lô hàng.

Những điều cần lưu ý khi sử dụng số định danh hàng hóa

Khi sử dụng số định danh hàng hóa, các cá nhân và doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Số định danh hàng hóa phải được sử dụng trong tất cả các giao dịch liên quan đến lô hàng, bao gồm: hợp đồng mua bán hàng hoá, vận đơn, tờ khai hải quan.
• Số định danh hàng hóa phải được bảo mật, tránh bị lộ hoặc bị sử dụng trái phép.

Kết luận

Như vậy, qua bài viết này, TFS Express đã giải thích cho bạn số định danh hàng hoá là gì cũng như bật mí cho bạn những điều cần biết về số định danh hàng hoá. Từ đó, ta cũng có thể thấy rằng sử dụng số định danh hàng hoá sẽ giúp ích rất nhiều trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hàng hoá, đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chuỗi cung ứng.