Commercial invoice là chứng từ quan trọng và không thể thiếu khi xuất nhập khẩu hàng hóa. Tài liệu này phục vụ như một hợp đồng và bằng chứng giữa người mua và người bán. Vậy Commercial invoice là gì? Nội dung và hình thức của  hóa đơn thương mại là gì? Hãy cùng TFS Express tìm câu trả lời trong bài viết sau nhé!

Commercial invoice là gì?

Commercial invoice (Hóa đơn thương mại) do người thụ hưởng phát hành và là chứng từ xuất khẩu dùng làm bằng chứng pháp lý cho giao dịch giữa người mua và người bán. Nó chủ yếu được sử dụng để thông quan và giúp xác định thuế nhập khẩu mà các công ty phải trả. Hóa đơn thương mại mô tả đầy đủ các thông tin về hàng hóa, số lượng, giá trị hàng hóa theo thỏa thuận trước đó của các bên.

Chức năng của Commercial invoice trong xuất nhập khẩu

Khi xuất nhập khẩu hàng hóa, hóa đơn thương mại có 4 chức năng chính bao gồm:

• Dùng để khai báo hải quan, mua bảo hiểm và tính thuế xuất nhập khẩu.
• Khi hóa đơn được người mua hoặc ngân hàng chấp nhận thanh toán, nó hoạt động như một công cụ tài trợ tín dụng.
• Rà soát quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương.

Nếu không có hối phiếu kèm theo chứng từ thì hóa đơn thương mại sẽ thay thế hối phiếu đòi tiền và yêu cầu người nhập khẩu phải trả tiền.

Nội dung và hình thức hóa đơn thương mại

Hình thức

Thông thường, hóa đơn thương mại được phát hành gồm 1 bản gốc và 2 bản sao.

Phân loại

Hiện nay, hóa đơn thương mại được chia làm 4 loại chính, bao gồm:

• Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng để tạm thanh toán tiền hàng trong các trường hợp như tạm tính giá hàng hóa, thanh toán nhiều lần,…
• Hóa đơn chính thức (Final Invoice): Hóa đơn nhằm mục đích thanh toán số hàng hóa được sử dụng để thực hiện toàn bộ hợp đồng.
• Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice): Hóa đơn có phân tích chi tiết về các bộ phận của giá sản phẩm.
• Hóa đơn chiếu lệ  (Proforma Invoice): Nhìn chung, hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương ứng với hình thức của hóa đơn thương mại. Tuy nhiên, chúng không được sử dụng để thanh toán vì chúng không phải là yêu cầu về tiền. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi gửi hàng đi triển lãm, bán hàng hoặc dùng để chào hàng, thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập khẩu…

Xem thêm: TÌM HIỂU GỬI HÀNG ĐI CHÂU CÓ KHÓ KHÔNG?

Nội dung

Hóa đơn thương mại thường do chính các công ty lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên, dù bạn chọn mẫu hóa đơn nào thì hóa đơn thương mại cũng phải có những thông tin bắt buộc như:  

• Người mua (Buyer/Importer): Gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax. Tùy thuộc vào điều khoản thanh toán, phần này cũng có thể chứa số tài khoản người bán.
• Người bán (Seller/Exporter): Thông tin của nhà xuất khẩu trên hóa đơn thương mại tương tự như thông tin của bên nhập khẩu:
• Số hóa đơn: Do công ty xuất khẩu xác định.
• Ngày lập hóa đơn: ngày chuyển quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Và ngày công bố này không có gì khác biệt dù nhà xuất khẩu có thu được tiền hay không. 
• Phương thức thanh toán: Có 3 phương thức thanh toán quốc tế phổ biến hiện nay:  
• Phương thức chuyển tiền (T/T): Là phương thức thanh toán dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí  nhất trong số các phương thức thanh toán quốc tế hiện nay. Phương thức này thường được sử dụng khi các bên có mối quan hệ kinh doanh lâu dài và có hành vi thanh toán tốt.
• Phương thức nhờ thu (D/P và D/A): Phương thức thanh toán trong đó ngân hàng xử lý  chứng từ theo hướng dẫn nhờ thu. 
• Thủ tục thư tín dụng (L/C): Đây là thủ tục phức tạp và tốn kém nhất trong số các phương thức thanh toán quốc tế. Nó thường được sử dụng khi các bên mới tham gia giao dịch và không tin tưởng lẫn nhau.

Xem thêm: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN D/A LÀ GÌ?

• Điều kiện về cơ sở giao hàng: thường được quy định cụ thể về địa điểm, ví dụ như CIP HÀ NỘI.Tùy theo phương tiện vận tải, loại hình vận tải, loại hàng hóa mà áp dụng các điều kiện tương ứng. Và trong mỗi điều khoản, trách nhiệm của các bên liên quan là khác nhau.
• Thông tin hàng hóa: Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải khớp với mô tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hoặc L/C. Thông tin hàng hóa trên hóa đơn thương mại bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị đo, trọng lượng…
• Tổng số tiền: Đây là tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ. Ngoài ra, mệnh giá của loại tiền tệ là bắt buộc.

Ngoài các thông tin trên, hóa đơn còn có hàng loạt nội dung như: cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, ký hiệu chuyến bay, ngày giao hàng dự kiến,…

Những lưu ý về hóa đơn thương mại không thể bỏ lỡ

Thời gian phát hành

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được vận chuyển hoặc đóng vào container, chỉ khi đó mới có đủ thông tin về hàng hóa để tính tổng chi phí. Cũng có trường hợp hóa đơn trước đây được lập với nhiều hợp đồng giao hàng, mỗi hợp đồng giống nhau khi có cùng số lượng và không có sự thay đổi về giá.

Thiếu thông tin trong hóa đơn

Nếu Commercial invoice thiếu những thông tin quan trọng hoặc thông tin khác nhau giữa các chứng từ sẽ ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa. Thậm chí, trường hợp nghiêm trọng hơn có thể bị xử phạt theo quy định.

Trên đây các bạn đã tìm thấy đầy đủ những thông tin về Commercial invoice là gì mà chúng TFS Express muốn chia sẻ đến bạn đọc. Chúng tôi hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích nói về chứng từ xuất nhập khẩu. Và đừng quên truy cập website của chúng tôi thường xuyên để có những kiến ​​thức xuất nhập khẩu mới nhất.